¿Qué es el Mantenimiento de Registros?
Los registros se refieren a la información creada, recibida y guardada como evidencia por una organización, para el cumplimiento de obligaciones legales o sobre las transacciones del negocio.
El mantenimiento de registros es un proceso sistemático de compilación de información similar o relativa resultante de las actividades u operaciones del negocio y se almacena en archivos/carpetas con el fin de dar seguimiento y evaluar el desempeño o las operaciones de un negocio.
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Es importante tener un mantenimiento de registros en orden, ya que ayuda a:
- descubrir y resolver problemas en un negocio;
- controlar el capital comercial, especialmente el efectivo;
- mostrar la dirección del negocio;
- planificar para el futuro;
- supervisar los gastos, los costos y las ganancias;
- analizar el desarrollo del negocio con el paso del tiempo.
La herramienta para el mantenimiento de registros, tales como libros y formularios, son fundamentales para un negocio exitoso y debe establecerse antes de lanzar el negocio. Estas herramientas ayudan a garantizar que los documentos se almacenen de manera segura y metodológica. Estas pueden incluir formularios de registro de ventas diarias, talonarios de recibos, libros de caja, estados de pérdidas y ganancias, estados de flujo de efectivo e informes de inventarios. Puede encontrar algunos de estos ejemplos de formularios en el Manual de capacitación para el desarrollo empresarial de Deutsche Stiftung Weltbevoelkerung..