Qu'est-ce que la tenue de registres ?

Les enregistrements désignent les informations créées, reçues et conservées à titre de preuve par une organisation, dans le cadre de ses obligations légales ou de ses activités.

L’archivage est un processus systématique de compilation d’informations similaires ou connexes résultant d’activités ou d’opérations commerciales et de leur stockage dans des fichiers/dossiers dans le but de suivre et d’évaluer les performances ou les opérations d’une entreprise.

En savoir plus…

Il est important de mettre en place un système d’archivage efficace, car il contribue à :

• trouver et résoudre les problèmes d’une entreprise ;
• contrôler le capital de l’entreprise, en particulier la trésorerie ;
• montrer l’orientation de l’entreprise ;
• planifier l’avenir ;
• superviser les dépenses, les coûts et les bénéfices ;
• analyser le développement de l’entreprise au fil du temps.

Les outils d’archivage, tels que les livres et les formulaires, sont essentiels à la réussite d’une entreprise et doivent être mis en place avant le lancement de celle-ci. Ces outils permettent de s’assurer que les documents sont stockés en toute sécurité et de manière méthodique. Il peut s’agir de formulaires d’enregistrement des ventes quotidiennes, de carnets de reçus, de carnets de caisse, d’états des résultats, d’états des flux de trésorerie et de rapports sur les stocks. Vous trouverez des exemples de formulaires dans le Manuel de formation au développement de l’entrepreneuriat (en anglais) de la Deutsche Stiftung Weltbevoelkerung.